Un’email professionale può arrivarvi anche se non avete mai comunicato il vostro indirizzo al mittente. A volte l’indirizzo viene dedotto a partire dal vostro nome e dal formato utilizzato dalla vostra azienda. Capire come avviene questa ricostruzione aiuta a distinguere una sollecitazione commerciale da un messaggio fraudolento e a sapere quali informazioni chiedere prima di rispondere.
Un indirizzo può essere indovinato a partire da un modello
In un’azienda, gli indirizzi seguono spesso una convenzione: nome.cognome, iniziale seguita dal cognome o un’altra combinazione. Se un mittente conosce la vostra identità e ha trovato un indirizzo professionale pubblicato, per esempio in un comunicato, può provare a ricostruire il vostro applicando lo stesso modello. Non è quindi necessario che l’indirizzo sia visibile online perché venga utilizzato.
Questo metodo, chiamato ricostruzione di indirizzi email, può servire a creare un elenco per attività di prospezione commerciale. Il fatto che riceviate un messaggio non significa tuttavia che il mittente abbia ottenuto direttamente da voi il vostro indirizzo, né che questo sia stato pubblicato. Potrebbe averlo dedotto, averlo ricevuto da terzi o averlo trovato in un’altra fonte. Senza informazioni da parte del mittente, l’origine precisa resta da accertare.
È importante anche un’altra distinzione: un messaggio inatteso non è automaticamente una truffa. Potrebbe trattarsi di prospezione commerciale, di un contatto professionale o di un tentativo fraudolento. Prima di cliccare su un link, aprire un allegato o fornire informazioni, è meglio verificare chi scrive e perché.
Cosa dovrebbe essere possibile capire dal mittente
Un’email di prospezione deve consentire di identificare l’organizzazione mittente e di rifiutare facilmente ulteriori sollecitazioni. La CNIL ricorda inoltre che le persone devono essere informate dell’utilizzo dei loro dati e che, in alcuni casi, il loro consenso deve essere raccolto prima della prospezione. È quindi possibile chiedere al mittente in che modo ha ottenuto l’indirizzo e quale base giuridica invoca.
Un messaggio che non specifica l’identità dell’organizzazione, non offre un modo semplice per opporsi o spinge a trasmettere rapidamente dei dati richiede maggiore cautela. Una firma professionale o il nome di un’azienda, da soli, non bastano a dimostrare l’autenticità del messaggio. In caso di dubbio, è più sicuro verificare l’organizzazione tramite un canale reperito autonomamente, anziché utilizzare i recapiti o i link contenuti nell’email.
La risposta può essere breve: chiedete da dove proviene l’indirizzo e opponetevi al suo utilizzo per nuove sollecitazioni. Se il messaggio sembra sospetto, non rispondete e non aprite gli allegati. In entrambi i casi, conservare l’email può essere utile se in seguito desiderate documentare la vostra richiesta o segnalare una pratica.
Il quadro francese non è una regola universale
La CNIL descrive le regole applicabili in Francia. Per la prospezione tramite mezzi elettronici, indica che il principio generale è il consenso preventivo, con alcune eccezioni, in particolare per determinati messaggi inviati a una persona già cliente e relativi a prodotti o servizi analoghi della stessa azienda. Precisa inoltre che la semplice creazione di un account online non basta a fare di una persona un cliente ai fini di questa eccezione.
La pagina della CNIL tratta anche la prospezione non commerciale: nei due casi di eccezione che descrive, la persona deve essere informata e deve poter opporsi in modo semplice e gratuito. Il quadro dipende quindi dalla natura del messaggio e dal rapporto con l’organizzazione: il fatto che l’indirizzo sia professionale non basta per concludere che qualsiasi invio sia autorizzato. Nel servizio di Radio France, una giurista della CNIL descrive una prospezione professionale possibile a determinate condizioni: i dati professionali accessibili possono costituire una base per il legittimo interesse, ma l’opposizione del destinatario deve essere rispettata. Anche la pagina della CNIL distingue il consenso nel B to C dal diritto di opposizione nel B to B. Un indirizzo professionale non equivale quindi a un’autorizzazione illimitata.
Queste indicazioni francesi non devono essere applicate automaticamente al Lussemburgo. Per una situazione che riguarda il Lussemburgo, occorre verificare le regole e i rimedi rivolgendosi all’autorità competente del paese interessato. Il principio pratico resta valido ovunque: chiedere l’identità del mittente, la provenienza dell’indirizzo e il motivo del contatto, senza comunicare altre informazioni finché il messaggio non è stato verificato.
Una semplice opposizione, poi le giuste precauzioni
Se la sollecitazione sembra legittima ma non vi riguarda, utilizzate la modalità di opposizione proposta oppure scrivete all’organizzazione per chiedere di interrompere gli invii. La CNIL indica che le richieste relative ai diritti delle persone devono ricevere risposta entro un mese al massimo, salvo eccezioni. Questo termine riguarda l’esercizio dei diritti sui dati personali: non significa che ogni messaggio commerciale debba continuare per un mese prima di cessare.
Se l’organizzazione non risponde o le sollecitazioni continuano, anche in questo caso i rimedi dipendono dal paese competente. In Francia, la CNIL indica che è possibile presentarle un reclamo quando le regole applicabili non vengono rispettate. Un messaggio fraudolento richiede invece innanzitutto precauzioni di sicurezza: non rispondere, non seguire i link e non trasmettere dati sensibili. È preferibile non disiscriversi se questo potrebbe confermare a un mittente sospetto che l’indirizzo è attivo.
Infine, rendere il proprio indirizzo meno visibile può limitare alcuni contatti, ma non garantisce che non venga ricostruito a partire dal formato aziendale e da informazioni professionali accessibili. Spesso la misura più utile resta valutare ogni messaggio sulla base di tre domande: chi lo invia, come ha ottenuto l’indirizzo e come si possono interrompere le sollecitazioni?
Riferimenti
- Perché ricevete email professionali da persone che non avete mai contattato?
- La prospezione commerciale tramite posta elettronica, SMS-MMS e sistemi automatici di chiamata
Una tastiera di computer portatile. Fotografia a scopo illustrativo.
Fotografia: Carissa Rogers — Wikimedia Commons — CC BY 2.0.
