Pode receber um e-mail profissional sem nunca ter dado o seu endereço ao remetente. Por vezes, este foi deduzido a partir do seu nome e do formato utilizado pela sua empresa. Perceber como se faz esta reconstituição ajuda a distinguir uma abordagem comercial de uma mensagem fraudulenta — e a saber que informações pedir antes de responder.
Um endereço pode ser adivinhado a partir de um padrão
Numa empresa, os endereços seguem muitas vezes uma convenção: nome.apelido, inicial seguida do apelido ou outra combinação. Se um remetente conhecer a sua identidade e tiver encontrado um endereço profissional publicado, por exemplo, num comunicado, pode tentar reconstituir o seu aplicando o mesmo padrão. Por isso, não é necessário que o endereço esteja visível online para ser utilizado.
Este método, chamado reconstituição de endereços de correio eletrónico, pode ser utilizado para criar uma lista de prospeção. No entanto, o facto de receber uma mensagem não significa que o remetente tenha obtido o seu endereço diretamente junto de si, nem que este tenha sido publicado. Pode tê-lo deduzido, recebido de terceiros ou encontrado noutra fonte. Sem informações do remetente, a origem exata está por apurar.
Há outra distinção importante: uma mensagem inesperada não é automaticamente uma burla. Pode tratar-se de prospeção comercial, de um contacto profissional ou de uma tentativa fraudulenta. Antes de clicar numa ligação, abrir um anexo ou fornecer informações, é preferível verificar quem escreve e porquê.
O que o remetente deve permitir perceber
Um e-mail de prospeção deve permitir identificar a organização que o envia e recusar facilmente a receção de outras solicitações. A CNIL recorda também que as pessoas devem ser informadas sobre a utilização dos seus dados e que, em certos casos, o seu consentimento deve ser obtido antes da prospeção. Por isso, pode pedir-se ao remetente que indique como obteve o endereço e qual o fundamento invocado.
Uma mensagem que não identifique a organização, não ofereça uma forma simples de oposição ou pressione o destinatário a transmitir dados rapidamente exige maior prudência. Uma assinatura profissional ou o nome de uma empresa não bastam, por si só, para confirmar a autenticidade da mensagem. Em caso de dúvida, é mais seguro verificar a organização através de um canal encontrado de forma independente, em vez de utilizar os contactos ou as ligações incluídos no e-mail.
A resposta pode ser breve: pedir a origem do endereço e opor-se à sua utilização para novas solicitações. Se a mensagem parecer suspeita, não responda nem abra os anexos. Em ambos os casos, guardar o e-mail pode ser útil caso pretenda documentar o pedido ou denunciar uma prática.
O quadro francês não é uma regra universal
A CNIL descreve as regras aplicáveis em França. No caso da prospeção por via eletrónica, indica que o consentimento prévio é o princípio geral, com exceções, nomeadamente para certas mensagens dirigidas a uma pessoa que já é cliente, sobre produtos ou serviços semelhantes da mesma empresa. Esclarece também que a simples criação de uma conta online não basta para que alguém seja considerado cliente para efeitos desta exceção.
A página da CNIL aborda também a prospeção não comercial: nos dois casos de exceção que descreve, a pessoa deve ser informada e poder opor-se de forma simples e gratuita. O quadro depende, portanto, da natureza da mensagem e da relação com a entidade: não basta verificar que o endereço é profissional para concluir que qualquer envio é autorizado. Na reportagem da Radio France, uma jurista da CNIL descreve uma forma de prospeção profissional possível sob certas condições: os dados profissionais acessíveis podem constituir fundamento para um interesse legítimo, mas a oposição do destinatário deve ser respeitada. A página da CNIL distingue também o consentimento no contexto B to C do direito de oposição no contexto B to B. Um endereço profissional não equivale, portanto, a uma autorização ilimitada.
Estas indicações francesas não devem ser transpostas automaticamente para o Luxemburgo. Numa situação luxemburguesa, é necessário verificar as regras e as vias de recurso junto da autoridade competente no país em causa. O princípio prático continua a ser útil, seja qual for o local: pedir a identidade do remetente, a origem do endereço e o motivo do contacto, sem comunicar informações adicionais enquanto a mensagem não for verificada.
Oposição simples e, depois, as medidas certas
Se a solicitação parecer legítima, mas não lhe disser respeito, utilize a forma de oposição proposta ou escreva à organização para pedir que cesse os envios. A CNIL indica que os pedidos relativos aos direitos das pessoas devem receber resposta no prazo máximo de um mês, salvo exceções. Este prazo diz respeito ao exercício dos direitos sobre os dados pessoais: não significa que todas as mensagens comerciais tenham de esperar um mês para cessar.
Se a organização não responder ou se as solicitações continuarem, as vias de recurso dependem, também neste caso, do país competente. Em França, a CNIL indica que lhe pode ser apresentada uma queixa quando as regras aplicáveis não são respeitadas. Uma mensagem fraudulenta exige, antes de mais, precauções de segurança: não responder, não seguir as ligações e não transmitir dados sensíveis. Cancelar a subscrição não é a solução a privilegiar se isso puder confirmar a um remetente duvidoso que o endereço está ativo.
Por fim, tornar o endereço menos visível pode limitar alguns contactos, mas não garante que não venha a ser reconstituído a partir do formato utilizado pela empresa e de informações profissionais acessíveis. Na maioria dos casos, a medida mais útil continua a ser avaliar cada mensagem com base em três perguntas: quem a envia, como obteve o endereço e como pôr fim às solicitações?
Referências
- Porque recebe e-mails profissionais de pessoas que nunca contactou?
- A prospeção comercial por correio eletrónico, SMS-MMS e sistemas automáticos de chamada
Um teclado de computador portátil. Fotografia ilustrativa.
Fotografia: Carissa Rogers — Wikimedia Commons — CC BY 2.0.
