Eine berufliche E-Mail kann Sie erreichen, obwohl Sie dem Absender Ihre Adresse nie mitgeteilt haben. Manchmal wurde sie anhand Ihres Namens und des von Ihrem Unternehmen verwendeten Formats abgeleitet. Wer versteht, wie eine solche Rekonstruktion funktioniert, kann eine kommerzielle Kontaktaufnahme von einer betrügerischen Nachricht unterscheiden – und weiß, welche Informationen vor einer Antwort erfragt werden sollten.
Eine Adresse lässt sich anhand eines Musters erraten
In einem Unternehmen folgen E-Mail-Adressen oft einer bestimmten Konvention: Vorname.Nachname, der erste Buchstabe des Vornamens gefolgt vom Nachnamen oder eine andere Kombination. Kennt ein Absender Ihre Identität und hat er eine veröffentlichte berufliche E-Mail-Adresse gefunden, beispielsweise in einer Pressemitteilung, kann er versuchen, Ihre Adresse nach demselben Muster zu rekonstruieren. Die Adresse muss also nicht online angezeigt werden, damit sie verwendet werden kann.
Diese Methode, die als Rekonstruktion von E-Mail-Adressen bezeichnet wird, kann dazu dienen, eine Liste für die Kundenakquise zusammenzustellen. Dass eine Nachricht bei Ihnen eingeht, bedeutet jedoch weder, dass der Absender Ihre Adresse direkt von Ihnen erhalten hat, noch, dass sie veröffentlicht wurde. Er könnte sie abgeleitet, von einer dritten Person erhalten oder in einer anderen Quelle gefunden haben. Ohne Auskunft des Absenders lässt sich die genaue Herkunft nicht feststellen.
Ein weiterer Unterschied ist wichtig: Eine unerwartete Nachricht ist nicht automatisch ein Betrugsversuch. Es kann sich um eine kommerzielle Kontaktaufnahme, eine berufliche Kontaktanfrage oder einen Betrugsversuch handeln. Bevor Sie auf einen Link klicken, einen Anhang öffnen oder Informationen preisgeben, sollten Sie überprüfen, wer schreibt und warum.
Was aus der Nachricht des Absenders hervorgehen sollte
Aus einer Nachricht zur Kundenakquise sollte hervorgehen, welche Organisation sie versendet; außerdem sollte es einfach möglich sein, weitere Kontaktaufnahmen abzulehnen. Die CNIL erinnert auch daran, dass Personen über die Verwendung ihrer Daten informiert werden müssen und dass in bestimmten Fällen vor der Kontaktaufnahme ihre Einwilligung eingeholt werden muss. Sie können den Absender daher fragen, wie er an Ihre Adresse gelangt ist und auf welche Rechtsgrundlage er sich beruft.
Bei einer Nachricht, in der die Identität der Organisation nicht genannt wird, die keine einfache Möglichkeit bietet, der Kontaktaufnahme zu widersprechen, oder dazu drängt, rasch Daten zu übermitteln, ist besondere Vorsicht geboten. Eine professionelle Signatur oder ein Unternehmensname allein belegt nicht, dass die Nachricht echt ist. Im Zweifelsfall ist es sicherer, die Organisation über einen unabhängig ermittelten Kontaktweg zu überprüfen, statt die Kontaktdaten oder Links in der E-Mail zu verwenden.
Eine kurze Antwort genügt: Fragen Sie, woher die Adresse stammt, und widersprechen Sie ihrer Verwendung für weitere Kontaktaufnahmen. Wenn die Nachricht verdächtig wirkt, antworten Sie nicht und öffnen Sie keine Anhänge. In beiden Fällen kann es hilfreich sein, die E-Mail aufzubewahren, falls Sie Ihre Anfrage später dokumentieren oder eine Praxis melden möchten.
Die französischen Vorschriften gelten nicht überall
Die CNIL erläutert die in Frankreich geltenden Vorschriften. Für die elektronische Kundenakquise nennt sie die vorherige Einwilligung als allgemeinen Grundsatz, mit Ausnahmen, insbesondere für bestimmte Nachrichten an eine Person, die bereits Kundin oder Kunde ist, wenn es um ähnliche Produkte oder Dienstleistungen desselben Unternehmens geht. Außerdem stellt sie klar, dass die bloße Einrichtung eines Online-Kontos nicht ausreicht, um jemanden für diese Ausnahme als Kundin oder Kunden einzustufen.
Auf der Seite der CNIL wird auch die nichtkommerzielle Kundenakquise angesprochen: In den beiden dort beschriebenen Ausnahmefällen muss die Person informiert werden und einfach sowie kostenlos widersprechen können. Der geltende Rahmen hängt also von der Art der Nachricht und der Beziehung zur Organisation ab: Allein daraus, dass es sich um eine berufliche E-Mail-Adresse handelt, lässt sich nicht schließen, dass jede Zusendung zulässig ist. In einem Bericht von Radio France erläutert eine Juristin der CNIL, dass berufliche Kundenakquise unter bestimmten Bedingungen möglich ist: Zugängliche berufliche Daten können ein berechtigtes Interesse begründen, doch dem Widerspruch des Empfängers muss Rechnung getragen werden. Auch auf ihrer Seite unterscheidet die CNIL zwischen der Einwilligung im B-to-C-Bereich und dem Widerspruchsrecht im B-to-B-Bereich. Eine berufliche E-Mail-Adresse ist also keine uneingeschränkte Erlaubnis.
Diese französischen Hinweise sollten nicht automatisch auf Luxemburg übertragen werden. Bei einem Fall in Luxemburg müssen die Vorschriften und Rechtsbehelfe bei der zuständigen Behörde des betreffenden Landes geprüft werden. Ein praktischer Grundsatz ist unabhängig vom Ort hilfreich: Fragen Sie nach der Identität des Absenders, der Herkunft der Adresse und dem Grund für die Kontaktaufnahme, ohne weitere Informationen preiszugeben, solange die Nachricht nicht überprüft wurde.
Einfach widersprechen und dann richtig handeln
Wenn die Kontaktaufnahme legitim erscheint, Sie aber nicht betrifft, nutzen Sie die angebotene Widerspruchsmöglichkeit oder schreiben Sie der Organisation und bitten Sie darum, weitere Nachrichten einzustellen. Die CNIL gibt an, dass Anfragen zur Ausübung der Rechte betroffener Personen spätestens innerhalb eines Monats beantwortet werden müssen, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen. Diese Frist betrifft die Ausübung der Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten: Sie bedeutet nicht, dass jede kommerzielle Nachricht erst nach einem Monat eingestellt werden muss.
Wenn die Organisation nicht antwortet oder die Kontaktaufnahmen weitergehen, hängen die Rechtsbehelfe wiederum vom zuständigen Land ab. In Frankreich weist die CNIL darauf hin, dass bei einem Verstoß gegen die geltenden Vorschriften eine Beschwerde bei ihr eingereicht werden kann. Bei einer betrügerischen Nachricht stehen zunächst Sicherheitsvorkehrungen im Vordergrund: Antworten Sie nicht, klicken Sie nicht auf Links und übermitteln Sie keine sensiblen Daten. Von einer Abmeldung ist abzuraten, wenn sie einem zweifelhaften Absender bestätigen könnte, dass die Adresse aktiv ist.
Die eigene Adresse weniger sichtbar zu machen, kann zwar bestimmte Kontaktaufnahmen begrenzen, garantiert aber nicht, dass sie sich nicht anhand des E-Mail-Formats eines Unternehmens und zugänglicher beruflicher Informationen rekonstruieren lässt. Am hilfreichsten ist es oft, jede Nachricht anhand von drei Fragen zu prüfen: Wer versendet sie, wie wurde die Adresse beschafft und wie lassen sich weitere Kontaktaufnahmen beenden?
Quellen
- Warum erhalten Sie berufliche E-Mails von Personen, die Sie nie kontaktiert haben?
- Kommerzielle Kundenakquise per E-Mail, SMS-MMS und automatisiertem Anrufsystem
Eine Laptop-Tastatur. Symbolfoto.
